Reiseregning

Lenker til dokumenter (nedlasting kan ta noe tid):

Reiseregning norsk

Reiseregning engelsk

Bankinfo Utenlandskonto

Informasjon om tilbakebetaling

Oppgjør av utført reise skal leveres senest 1 måned etter at reisen er avsluttet. Etter reiseregninger ankommer instituttet skal de innom flere ledd i organisasjonen før de blir utbetalt fortløpende fra UiB sitt lønnskontor. Man må derfor regne med at det tar rundt seks uker fra vi mottar reiseregningen til pengene er på deres konto. Dersom det er mangler eller feil i den innsendte regningen, kan det bli ekstra ventetid.

Vennligst ikke etterlys utbetalingene før minst seks uker etter innlevering.

Alle originalbilag skal tapes på et A4 ark (IKKE bruk stifter), som skal sendes til IFT sammen med original av ferdig utfylt reiseregningsskjema. Det er viktig at du tar vare på alle kvitteringer når du er på reise.

Merk at vi godtar kun originale kvitteringer. Ordrebekreftelser eller fakturaer er ikke godkjent bevis på utlegg.

Adresse for innsending av regning:

NFiP v/Martin Fernø
Institutt for fysikk og teknologi
Postboks 7803
5020 BERGEN

Vennligst bruk følgende skjema for å laste opp dine dokumenter elektronisk:

Opplasting av reiseregning og medfølgende dokumenter

Særskilt for utenlandske statsborgere/utenlandsk fødselsnummer:

  • Skal fylle ut skjema for bankdetaljer
  • Kopi av pass

NFiP godkjenner utlegg for transaksjonskostnader opp til 20$, hvis det er inkludert på reiseregningsskjemaet. Transaksjonskostnader legges til på Ark B – “Utlegg til overnatting, mat, bompenger, m.m.”

Informasjon om utfylling av skjema

Ansatte (ikke studenter) ved Universitetet i Bergen fyller ut i PagaWeb.

Andre må fylle ut vedlagt skjema (lenker øverst på siden). I dette skjemaet er det de hvite rutene som kan fylles ut. Majoriteten av beregningene gjøres automatisk ved utfylling. Merk også at lilla felt inneholder drop down bokser (ved valg av eksempelvis land). Disse skjemaene er ikke alltid like enkle å forstå første gangen man bruker de, så her er noen viktige punkter å huske:

  • Alle personopplysninger må være fylt ut. Dersom utenlandsk bankkonto, må eget skjema bankinfo (lenke øverst) og kopi av pass legges ved. Kontonummer blir kontrollert opp mot person og fødselsdato før utbetaling, og går ikke igjennom dersom det for eksempel er oppgitt en annen persons kontonummer.
  • Reisens start og sluttid må føres opp. Ved overnatting utover 24 h, regnes seks timer inn i nye påbegynte 24 h som et ekstra døgn (i forhold til kostgodtgjørelse). Antall kostdøgn blir så kalkulert av excel-arket hvilket gir grunnlag til kostgodtgjørelse.
  • Dersom overnatting foregår på hotell må navn og adresse på hotellet føres opp på excel-ark B. Kostgodtgjørelse er skattepliktig ved overnatting privat/airbnb/hybel.
  • Legg inn en lesbar mailadresse slik at du kan kontaktes direkte, dersom det er problemer med reise regningen din.
  • Marker tydelig at dette gjelder en NFiP-aktivitet.
  • Fyll inn reisedetaljer og utgiftene knyttet til transporten i øverste felt på side B. Fyll ut type valuta, pris i original valuta og bruk valutakursen gjeldende for dagen kostnaden påløp (valutakurser). Summene blir automatisk overført videre.
  • Andre utlegg: I andre felt på excel-ark B, fylles det ut for andre utlegg enn transport. For eksempel hotell, konferanseavgift og utgifter til mat, dersom du ikke skal ha kostgodtgjørelse etter dagsats. Summene blir automatisk overført til fremsiden og lagt sammen med resten.
  • Antall kostdøgn blir automatisk beregnet på bakgrunn av start og slutt tid for reisen. Satsene hentes automatisk med bakgrunn i valgt land. Et prosjekt kan ha egne satser, som er lavere, for eksempel for studenter. Kostsatsen blir satt av prosjektleder.
  • Husk å trekke fra måltid du har fått på reisen. Frokost utgjør 10% av kostsatsen, lunsj 40% og middag 50%. Skriv inn antall dager hvor du har fått hvert måltid og så blir kostpengene automatisk korrigert. Merk at det skal trekkes frokost for hver natt som tilbringes på hotell i Norge, uavhengig av om du faktisk spiser frokost eller ikke.
  • Husk å signere skjemaet nederst på excel-ark A før det sendes inn.